让八小时做更多事······ 青年文摘 alingn.com

  为什么8小时对你来说永远不够用?我们中的大部分人每天都巴不得有三头六臂去应付工作。如果一天之中,你的工作平均每三分钟被打断一次,8小时该如何够用?

  

  调查表明:你一旦停下来,就得再花上25分钟重新去专注一件事情,这就意味着,你闪现的灵光可能转瞬即逝。在所有类似的案例中,有41%的当事人无法恢复到停下之前的工作状态。

  

  到底是谁偷走了我们的时间?我们支离破碎的8小时又要怎么合理分配,才能保质保量地完成工作?

  

  行政专员Lucy是超级乐天派。她坚信只要出现在办公室,就肯定能完成当日所有的工作。她总是美美地坐在椅子上,左手是新鲜的甜甜圈,右手是温热的拿铁。她首先开始浏览邮件,然后过滤掉一些信息,整合好发到老板邮箱。接着再傲一堆请示报告。40分钟后开始着手写文案,正当灵感突然闪现时,手机铃声响起,老板直接问:“现在空着吗?我们开工作紧急会议!”

  

  Lucy能一直这么乐天下去吗?她其实也不知道。她只是说自己是那种天生不会说NO的人,所有突然摆在她面前的事她都会一件件地去做好,但某天她猛地发现,真正属于自己的时间越来越少,紧张感和压迫感越来越强。她其实是多么希望在下班后约上朋友去看场电影,但工作多得总是让她到晚上8点后才能离开公司……

  

  你也有Lucy这样的困惑吗?来看专家给出的stepbystep时解决方案。

  

  step1为什么你就不能说NO?

  

  大部分人在突然降临的任务前都选择接受,似乎是怕让对方失望,其实我们是更怕让自己失望,因为我们都坚信一条——一旦被需要,再苦也要笑。如果我们当时脸上有一丝不爽的表情,这就等于是告诉对方下回别拿这么点小事来麻烦自己。所以被打扰是很纠结人心的事情。它一方而代表着你被信任,一方面代表你即便被打扰也没什么大不了的,于是我们似乎只能苦中作乐。

  

  另外一个我们不愿说NO的理由,是怕被认为不合群而担心受到排挤。的确,与 生活或工作伙伴和谐相处非常重要。你需要把每件事都按顺序安排好,不然你只能西瓜、芝麻一起丢。

  

  step2事件等级平衡法则

  

  罗列出让你如临大敌的各种事情,跟踪记录一周,写下时间、通过何种方式遇到(例如:电子邮件、电话等),然后留意自己完成这些事情所耗费的时间并划出等级:A代表非常紧急B代表重要但不太紧急C不重要把A等级里所耗费的时间加起来再除以5,得出的时间就是你每天必须腾出的时间。也许,有2-3个人会在任意一个时间来布置任务(你的老板,1个或2个核心小组成员)。如果感觉超过你能应付的极限了,就把时间往后延长些,不要强求自己马上完成。很多事情是重要的(B等级),正如你小本子里记录的,它们并没那么十万火急,那就等等吧。有时,推迟去做一些事也是值得的,因为你能更专注更高效地完成更重要的事。打破你之前的工作习惯也许很难,但是通过一段时间的“平衡训练”,相信你很快可以享受前所未有的轻松感觉。

  

  step3与无聊之事绝缘

  

  其实很多事情都很无聊,所以下一步要做的就是过滤它们:

  

  1重新整理你的办公室。如果办公室看起来像个咨询中心,那么就尽可能别弄得那么有亲和力吧。

  

  2当你真的需要专注完成某项工作时,就关掉邮件提醒功能。很多资深职场人都会提醒你:上班的第一件事永远不应该是打开电子邮箱或聊天工具,而是把最清醒的头脑留给最重要的工作。所谓靠谱的成就感应该是集合所有精力和高度 注意力去解决一整天中最关键的那几样事情。上午10点才去搭理邮件也没什么大不了的。

  

  3如果你身处管理阶层,那么授权给部下来做决策,别总让自己狼狈地面对泛滥成灾的小问题和抱怨。你需要十分清晰的终极目标,然后尽可能创造出一个能让员工们自由创新的空间,并且明确告知你不在的时候他们拥有哪些权限去做哪些决定。

  

  Seep4巧言应对麻烦

  

  上班时间总有各种各样的麻烦突如其来,可你还是能有办法去规划它们:

  

  1在任何人都可能突然出现在你面前时请给自己保留出一些“开放式”时间。试着先锁住一小时,再打开一小时,张弛有度地处理不同程度的事务。

  

  2聊天的开场白,把常用的那句“今天忙吗”换成“我能为你做些什么”。职场中你更需要的是直奔主题。

  

  3跟同事开会的时候先想清楚你有多长时间来进行。15分钟,还是半小时?如果是半小时的话,那么你州以试着这么说:“那么现在我先简单介绍一下进度吧,因为20分钟后我还有个会……”这种方式能使对方更清楚你目前的工作状态,不至于苛求你的完成速度。

  

  4工作进程中被突如其来的事情打断,你可以花一点时间梳理思路和情绪,预计出所需要的时间。例如,写一个简要的备注:30分钟。如果你正存写文案,那么用明亮的彩色笔在停顿处做个标记,方便之后继续。

  

  当你的时间已经合理安排,又何愁没有闲暇时间去享受一杯咖啡的惬意和一场电影的美好呢?一切尽在掌握中!

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